Matricularse en la UCSG

Este artículo fue escrito en enero del 2008 y presentado ante la maestra respectiva como una propuesta viable para dinamizar la comunidad universitaria, lo cual fue una iniciativa promovida desde la Vicerrectoría Académica.

Este semestre está próximo a finalizar, ya que la próxima semana presentaremos tutorías y durante la semana siguiente estaremos rindiendo nuestros exámenes correspondientes al segundo parcial. Posteriormente, muchos comenzaremos inmediatamente el período de vacaciones, mientras otros tantos prologarán el sufrimiento un par de semanas más hasta la semana de exámenes supletorios.

Al fin y al cabo, todos tendremos nuestras merecidas vacaciones durante prácticamente 2 largos meses. Algunos aprovecharemos para descansar, reunirnos con nuestra familia y seguramente otros optarán por la opción de viajar: será un merecido período de descanso.

Descanso que terminará abruptamente durante el período de matriculaciones en la universidad, allá por el mes de abril, puesto que el mismo se convierte habitualmente en una odisea, donde la pérdida de tiempo y el corre corre son una constante bastante desagradable que nos vemos obligados a enfrentar.

Es penoso que en un mundo tan competitivo y orientado hacia la calidad, tengamos que ser víctimas en silencio de un proceso del que muchos estudiantes ya estamos hartos hasta el cansancio. No es admisible que en el siglo XXI se den este tipo de situaciones por demás incómodas e intolerables.

Actualmente, para proceder a matricularnos en las diferentes carreras tenemos que sortear una serie de idas y vueltas, que nos terminan tomando alredor de 2 horas (un tiempo totalmente exagerado en términos de servicio), en el mejor de los casos. Detallaré una pequeña síntesis del tedioso proceso de matriculación en la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil.

1. Adquirir en la Librería Científica la especie valorada para trámites universitarios. La misma que tiene un valor de $1.25, lo que es cuestionable al ser estudiantes de una universidad que dice ser “sin fines de lucro”.
2. Llenar la especie recién adquirida, dirigiéndola al decano de la facultad, solicitándole matrícula para el semestre que está por comenzar. Una autoridad que jamás leerá personalmente nuestra petición y que dependiendo de la facultad, visita la universidad un par de horas, unas pocas veces por semana.
3. Sellar la respectiva especie en el Departamento de Tesorería, para constatar de que el alumno se encuentra apto para matricularse en la Universidad. Aquí nos vemos resignados a realizar una fila excesivamente larga, recibiendo un trato carente de buenos modales por parte de los guardias de seguridad que vigilan el lugar y en un espacio bastante reducido.
4. Dirigirse a la secretaría de la carrera para una vez con la especie lista, proceder a llenar la solicitud de matrícula. Esto es digno de un circo, puesto que las oficinas de carrera son en muchas ocasiones pequeños cubículos, donde a su exterior reina el desorden y se vive una especie de anarquía. Es atendido el más vivo o el que goza de padrinos, después el resto.
5. En ella, se detalla nuestra información personal, además de las materias y horarios de las materias que vamos a tomar en el semestre que está por comenzar. Este es un proceso realizado a mano. ¿En plena era digital, con la amenaza climática rozándonos los talones? Sería prudente el ahorro de papel.
6. Una vez lista la documentación requerida por la Universidad, se retira la orden de pago de matrícula.
7. Nos dirigimos a cualquiera de los canales disponibles para realizar el pago. Estos son: Departamento de Tesorería para pagos con cheque o tarjeta de crédito, o los Bancos Bolivariano y Guayaquil (dependiendo de la facultad) para pagos en efectivo.
8. Una vez efectuado el pago, regresamos una copia del mismo a la secretaría de nuestra carrera. ¿Otra vez a rogar que nos atiendan?
9. Poco tiempo después, recibimos la confirmación de nuestros horarios. Poco tiempo no son 2 horas, en la UCSG poco tiempo podrían ser tranquilamente un par de semanas.
10. Finalmente, estamos listos para comenzar nuestros estudios. ¿Recién?

Esto debe cambiar, definitivamente no es posible que siga sucediendo. Si el cambio no viene desde el cliente interno (la administración), este debe llegar necesariamente desde el cliente externo (los estudiantes).

Siendo necesario reforzar la identidad universitaria, considero necesario presentar una visión moderna del servicio al cliente que necesitamos, merecemos y sobre todo por el que pagamos. A esta propuesta la denominaré “Centro Integral de Servicios Estudiantiles”, muy parecida a las oficinas de servicio al cliente de los bancos privados.

Mencionaré el caso de la banca privada, que aunque en el Ecuador es cuestionada, nos provee de útiles servicios a los que ya me referí anteriormente. Supongamos que usted tiene una cuenta de ahorros en un banco y a través de ella obtiene un paquete interesante de servicios adicionales, como banca virtual, tarjeta de débito para retiros en efectivo, banca telefónica y un sistema de pagos internacional incluido también en su tarjeta de débito como Visa Electron o Maestro.

Lamentablemente días después, usted es víctima de la delincuencia y sufre el robo de su tarjeta de débito. Con su cédula de identidad, se dirige a cualquier medio de atención del banco, ya sea físico o electrónico y procede a reportar su tarjeta como robada. Lo hace cómodamente, en cuestión de minutos y con buenos (dependiendo del banco) niveles de servicio.

El proceso electrónico lo realiza a través de la banca telefónica o virtual, sin firmar ningún documento físico, sino amparado en su Firma Digital la cual está contemplada en la Ley de Comercio Electrónico del Ecuador y que tiene la misma validez que una firma física.

Mientras tanto, el proceso físico se lo realiza visitando cualquiera de las oficinas del banco, en donde debe dirigirse a una sala donde pacientemente y en orden espera su turno, hasta ser atendido por un Agente de Servicios Bancarios capacitado para ayudarlo a solucionar todos sus requerimientos bancarios. Es decir, sin mayores vueltas en pocos minutos se obtiene solución inmediata a sus problemas.

Aplicado a la universidad, estos procesos se llevarían a cabo de una forma muy parecida en asuntos como los procesos de matrícula, resciliación de materias, justificación de faltas, convenios de pago, consultas, reclamos, etc.

Esto daría como resultado una reducción en los gastos operativos (entiéndase burocracia) que asume la universidad, agilitaría los procesos en que deben incurrir los estudiantes y contribuiría a dinamizar aún más a nuestra comunidad universitaria.

De esta forma, al momento de matricularse se eliminarían tantos procesos obsoletos, como los ya mencionados, por unos métodos más modernos y eficientes. Uno bien podría matricularse por Internet, confirmando que se encuentra apto para solicitar matrícula, escogiendo las materias y los horarios respectivos, actualizando nuestros datos si fuese necesario y hasta cancelando los valores por vía electrónica con recursos como transferencia bancaria o pago con tarjeta de crédito.

Los que no dispongan de Internet en casa, pueden hacer uso de un Call Center exclusivo para los estudiantes, con los mismos procesos recién descritos, teniendo en este caso que realizar los pagos respectivos de manera física.

Por último, para los amantes del espacio físico de la universidad (que son muchos), una oficina única que para criterios operativos se llamará, como ya lo mencionamos, “Centro Integral de Servicios Estudiantiles”, a donde los estudiantes puedan acercarse a realizar todos sus trámites sin contratiempos. Para efectos de pagos, tendrán junto a estas oficinas de soluciones, varias cajas a donde puedan cancelar los valores correspondientes en tarjeta de crédito, cheque o efectivo.

Así de sencillo.